Reglement de participation aux evenements
organises par Chrysanthemes & Digitale

Article 1 – Inscriptions

Les inscriptions sont possibles dès l’annonce de l’évènement sur le site internet (deux semaines plus tôt pour les membres, avertis par email) et fermées deux mois avant l’évènement.

La sélection des participants se fait dans l'ordre de réception des demandes de participation, qui se font par mail. (Premier arrivé, premier servi.) Une liste d'attente est ensuite créée.

A la suite de la confirmation de leur participation, les participants doivent dans les moindres délais faire parvenir :
    - le formulaire de participation complété
    - un chèque couvrant les frais de participation de l'évènement.

Rappelons que ces frais couvrent le gîte et le couvert, mais que le transport jusqu'au lieu de l'évènement et le costume sont à la charge du participant.

Les participants inscrits peuvent se rétracter jusqu'à la fermeture des inscriptions ; au-delà, leur chèque ne leur sera pas remboursé.

Une fois ce courrier reçu, l'association leur retournera différents documents concernant le déroulement de l'évènement : fiche personnage, horaires, scenario détaillé…

Les participants s'engagent à se retrouver à la date précisée sur les lieux de l'évènement : dans le cas contraire, leur chèque ne leur sera pas remboursé.

Article 2 – Personnes mineures

Les mineurs de plus de 16 ans peuvent participer aux évènements sur simple signature du formulaire par leur responsable légal. L'association se réserve tout de même le droit d'accepter ou de refuser leur participation.

Les mineurs de moins de 16 ans ne peuvent participer qu'accompagnés d'un responsable légal, ou d'un représentant de ces dernier. Un formulaire spécifique est prévu à leur égard. Ces mineurs sont sous l'entière responsabilité de cette personne. De même, l'association se réserve un droit de regard sur leur inscription.

Article 3 – Personnes présentant un handicap physique ou mental

Pour une personne présentant un important handicap physique ou mental, la situation sera examinée au cas par cas.

Article 4 – Costumes

Les costumes que devront porter les participants seront décrits lors de la présentation des évènements, sur le site internet. Il est conseillé de demander des détails, et surtout de prévoir à l'avance son costume.

L'association dispose d'un fond de costumes et de petites mains très capables ; n'hésitez pas à nous contacter.

Les participants s'engagent à se trouver, à la date et au lieu précisés, avec leur costume complet et correspondant à ce qui a été demandé. Ils doivent comprendre que dans le cas contraire, ils mettent en péril la réussite de l'évènement, et gâchent le plaisir des autres participants.

Article 5 – Lieux et objets

Les lieux et les objets mis à la disposition des participants doivent être respectés.

Les lieux sont le plus souvent loués, et la bonne image de l'association dépend de l'état dans lequel ils sont rendus. Nous avons confiance en nos participants (dans le cas contraire nous n'organiserions pas de tels évènements…) ; nous les informons cependant que vols et dégradations se feront à leurs dépends financiers. Les coûts de remise en état et/ou de rachat seront à la charge des responsables.

Les costumes prêtés devront être rendus dans le même état où ils ont été confiés, ainsi que les autres accessoires inclus dans le scenario des évènements.

Une photocopie de l’attestation de responsabilité civile est demandée à tous les participants.

Concernant le chèque de caution des sites loués pour les évènements : dans le cas de fortes sommes, l’association se réserve le droit de demander une participation aux participants, sous la forme d’un chèque qui ne sera pas encaissé, sauf dommages sur les lieux, d’un montant représentant un certain pourcentage de la somme de caution.

Article 6 – Responsabilité

L'association possède une assurance de responsabilité civile.

Elle décline cependant toute responsabilité en cas d'accident ou de maladie survenant au cours des évènements, et ne pourra être tenue pour responsable.

Encore une fois, les enfants sont sous la responsabilité de leur accompagnateur.

Article 7 – Encadrement et permanence médicale

Des membres de l'association seront présents à chaque évènement pour surveiller son déroulement et régler les problèmes. Les participants les reconnaîtront à leur petit badge…

Dans le cadre des évènements rassemblant un nombre important de participants, un médecin membre de l'association sera présent sur les lieux. Sa présence sera signalée aux participants lors de leur arrivée.

Article 8 – Code de bonne conduite, divers

Il est interdit de :
    - apporter et/ou consommer de l'alcool et/ou de la drogue sur les lieux des évènements (sans blague! )
    - introduire des animaux sur les lieux
    - introduire des personnes extérieures sur les lieux
    - amener des enfants en bas âge
    - fumer à l'intérieur des lieux
    - frapper un autre participant, même si c'est cohérent avec les personnages interprétés…
    - injurier les organisateurs et animateurs
    - modifier le scenario d'un évènement, même si l'on pense qu'il est pourri (dans ce cas, que faites-vous là ?)

Il n'est pas interdit de :
    - être poli et charmant avec les autres participants, dans la mesure de son personnage
    - respecter les avis des organisateurs et animateurs
    - donner un coup de main pour tout ranger à la fin
    - faire des cadeaux aux MJ, tenter de les soudoyer

En signant le formulaire d'inscription, vous certifiez avoir pris connaissance de ce règlement et vous engagez à le respecter !